ABC der Archivarbeit
ABC ...
Aktuelle Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt"
Veranstaltungsreihe?"Willkommen in der Digitalen Welt" des Brandenburgischen Landeshauptarchivs und der Landesfachstelle für Archive und Bibliotheken zur Digitalen Archivierung.
Einführung Archivarbeit
Unter einem Archiv versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der analoge und digitale Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig sind, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zug?nglich gemacht werden.
Archivmanagement
Betriebswirtschaftliche Methoden in der Arbeit von Archiven, die sich u. a. mit Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Ziel- und Strategieentwicklung, des Projektmanagements und Dienstleistungsmarketings befassen. Das Archivmanagement tr?gt dazu bei, archivische und verwaltungstechnische Prozesse transparent zu gestalten und systematisch zu planen.
Archivrecht
Viele archivfachliche Fragen in der t?glichen Praxis sind Rechtsfragen. H?ufig gekl?rt werden müssen Fragen der Zust?ndigkeit bei der ?bernahme, nach Deposital- oder Einbringungsvertr?gen oder Regelungen bei der Benutzung und Gebührenerhebung.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Am 06. Januar 2017 wurde eine Arbeitsgruppe gegründet, die sich mit der Bewertung, ?bernahme und Archivierung von elektronischen Unterlagen besch?ftigt und sich dabei zun?chst auf die elektronischen Fachverfahren konzentriert.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Bauakten
Die im Verfahren der Baugenehmigung entstehenden Akten werden als Bauakten bezeichnet. Diese Baugenehmigungsakten enthalten h?ufig Bauantr?ge mit Baupl?nen, die den Grundriss, die Ansichten und den Geb?udeschnitt des zu errichtenden Geb?udes wiedergeben.
Benutzung und Pr?sentation
Die Benutzung der Archivalien ist das Ziel jeder Archivarbeit. Die Forschungsanliegen der gegenw?rtigen und zukünftigen Benutzer und Benutzerinnen müssen bei der Ausübung aller archivischen T?tigkeiten von Anfang an berücksichtigt werden, um zielgruppenorientierte Angebote gestalten zu k?nnen.
Bestandserhaltung
Die Erhaltung der Archivbest?nde umfasst nahezu alle Bereiche des t?glichen Umgangs mit Archivgut, u. a. Standortwahl, bauliche Gestaltung der Magazine, Lagerung, Verpackung, Klimaregulierung, Schimmelpr?vention und -bek?mpfung, Notfallvorsorge, Digitalisierung, Verfilmung oder Massenkonservierung.
Brandenburgischer Archivtag
Der j?hrliche Brandenburgische Archivtag des Landesverbands Brandenburg im VDA bietet eine Plattform für Fachinformationen und dem fachlichen Austausch der Kolleginnen und Kollegen untereinander.
Digitalisierung
Gerade die Digitalisierung vorhandener Archivbest?nde spielt im Arbeitsalltag vieler Archive zunehmend eine Rolle. Im Rahmen der Bestandserhaltung ist sie eine sinnvolle Erg?nzung zu weiteren vorbeugenden bestandsichernden Ma?nahmen.
Erschlie?ung
Die Erschlie?ung z?hlt zu den wesentlichen Kernaufgaben eines Archivs und ist die unabdingbare Voraussetzung für jegliche Form der Benutzung von Archivgut.
F?rderm?glichkeiten
In Archiven erg?nzt und erweitert Projektarbeit zunehmend die t?glichen Aufgaben. Notfallplanung, Digitalisierung, Erschlie?ung – für viele Aufgaben gibt es ein Projekt! Hier finden Sie einen ?berblick der verschiedenen F?rderm?glichkeiten.
Newsletter
Der Newsletter der Landesfachstelle für Archivberatung Brandenburg informiert Sie regelm??ig über Veranstaltungs- und Beratungsangebote, F?rderm?glichkeiten und Aktuelles aus der Fachhochschule Potsdam.
Notfallvorsorge
Notfallvorsorge ist eine zentrale Aufgabe, um den gesetzlichen Auftrag der dauerhaften Aufbewahrung des Archivgutes zu sichern.
Online-Angebote für Archivar*innen
Zahlreiche Informationsangebote die Archivarinnen und Archivare über neueste Entwicklungen informieren, bei der t?glichen Arbeit helfen und weitergehende fachliche Informationen liefern sind mittlerweile leicht online abrufbar.
?ffentlichkeits- und Historische Bildungsarbeit
?ffentlichkeitsarbeit im Archiv bedeutet aktive und überzeugende Vertrauenswerbung in eigener Sache für das eigene Prestige.
Historische Bildungsarbeit ist gekennzeichnet durch die Zusammenarbeit des Archivs "als au?erschulischer Lernort".
Personenstandsunterlagen
Auf Grundlage des Personenstandsgesetzes (PStG) vom 01. Januar 2009 sind die Standes?mter zur Abgabe der geschlossenen Personenstandsunterlagen an die Archive verpflichtet.
?berlieferung
Unter der historischen ?berlieferung in einem Archiv versteht man die Gesamtheit der dort verwahrten historischen Quellen. Die ?berlieferung ist ein Ergebnis bewusster archivischer Handlungen.
Ver?ffentlichungen
Ver?ffentlichungen der Landesfachstelle, welche die Archivarbeit unterstützen k?nnen.
Aktuelle Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt"
Einführung in die Archivarbeit
Was ist ein Archiv und welche Aufgaben erfüllt es?
Der Begriff "Archiv" ist in der deutschen Sprache nicht eindeutig definiert. Umgangssprachlich bezeichnet man als Archiv meist einen Platz oder Raum, wo nicht mehr unmittelbar ben?tigte Materialien abgelegt und für einen l?ngeren Zeitraum aufgehoben werden. Dies kann der Kellerraum oder Dachboden einer Beh?rde sein, wo die nicht mehr für den t?glichen Gebrauch ben?tigten Akten gelagert werden, solange sie noch rechtlich relevant sein k?nnen (Altregistratur), aber auch ein Speicherplatz für elektronische Unterlagen, die nicht mehr zur aktuellen Bearbeitung oder Information relevant sind (z. B. Pressemeldungsarchiv in der Internetpr?sentation einer Organisation). Auch wissenschaftliche Zeitschriften, die ihre Beitr?ge für l?ngere Zeit verfügbar halten sollen, tragen traditionell gern das Wort "Archiv" im Titel. In der Regel wird der Begriff "Archiv" im Zusammenhang mit schriftlicher ?berlieferung verwendet, gelegentlich aber auch für Orte, die Gegenst?ndliches verwahren.
Im archivfachlichen Sinn k?nnte man den Begriff folgenderma?en definieren:
Unter einem Archiv versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der analoge und digitale Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig sind, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zug?nglich gemacht werden. Im übertragenen Sinne bezeichnet es auch das Geb?ude oder einen Raum.
Mit dieser Definition werden auch zugleich die Aufgaben der Archive benannt.
Archivmanagement
Betriebswirtschaftliche Methoden in der Arbeit von Archiven, die sich u. a. mit Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Ziel- und Strategieentwicklung, des Projektmanagements und Dienstleistungsmarketings befassen. Das Archivmanagement tr?gt dazu bei, archivische und verwaltungstechnische Prozesse transparent zu gestalten und systematisch zu planen.
Die Aufgaben von Archiven als gemeinnützige Institutionen beziehen sich auf die Wahrnehmung gesellschaftlicher und verwaltungsbezogener Interessen. Archive agieren in vielf?ltigen Formen. ?bergeordnet agieren diese als Dienstleister zur Bereitstellung von Archivalien als Informationsobjekte. Der erfolgreiche und effiziente Betrieb eines Archivs erfordert neben archivfachlichen Kenntnissen somit verst?rkt strategisches und operatives Managementdenken in Planung, Organisation und Kontrolle.
Archivrecht
Viele archivfachliche Fragen in der t?glichen Praxis sind Rechtsfragen. H?ufig gekl?rt werden müssen Fragen der Zust?ndigkeit bei der ?bernahme, nach Deposital- oder Einbringungsvertr?gen oder Regelungen bei der Benutzung und Gebührenerhebung.
Die bereitgestellten Handreichungen und Informationen dieser Seite sollen einerseits Anregungen geben für die Erarbeitung eigener Rechtsgrundlagen und Ordnungen für Tr?ger kleinerer Archive, andererseits aber auch auf aktuelle Rechtsfragen und archivrechtliche Literatur hinweisen.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Am 6. Januar 2017 wurde eine Arbeitsgruppe gegründet, die sich aus Vertreterinnen und Vertretern mehrerer brandenburgischer Kommunalarchive zusammensetzt.
Die Arbeitsgruppe besch?ftigt sich mit der Bewertung, ?bernahme und Archivierung von elektronischen Unterlagen und konzentriert sich dabei zun?chst auf die elektronischen Fachverfahren. Ziel war und ist es, in einem ersten Schritt alle elektronischen Fachverfahren, die in den Kreisverwaltungen und Verwaltungen der kreisfreien St?dte eingesetzt werden, zu erfassen und zu bewerten. Eine "interne Liste" liegt der Arbeitsgruppe nun vor, die weiter gepflegt wird.
In einem zweiten Schritt sollen die als archivwürdig bewerteten elektronischen Fachverfahren n?her betrachtet werden, um die in ihnen entstehenden Unterlagen zu analysieren.
Ausgew?hlte Ergebnisse aus der Arbeit der Arbeitsgruppe k?nnen hier abgerufen werden.
- Liste "Erfassung und Bewertung der elektronischen Fachverfahren" - wird nicht ver?ffentlicht. Auskünfte daraus k?nnen bei der Landesfachstelle angefragt werden.
- Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"
- Erl?uterungsbogen zum Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"
Bauakten
Die im Verfahren der Baugenehmigung entstehenden Akten werden als Bauakten bezeichnet. Diese Baugenehmigungsakten enthalten h?ufig Bauantr?ge mit Baupl?nen, die den Grundriss, die Ansichten und den Geb?udeschnitt des zu errichtenden Geb?udes wiedergeben. Darüber hinaus beinhalten diese Akten aber auch Schriftstücke, die den Prüf- und Genehmigungsprozess abbilden und die in Form von Protokollen mit Prüfberichten, Stellungnahmen, Auflagen sowie Bescheinigungen zur Baugenehmigung oder Ablehnung umfassen. Die Unterlagen geben vielfach umfassend Auskunft über die Entstehungszeit, den Bauherrn, den Architekten, die bauausführenden Gewerke, die verwendeten Baumaterialien und Baukosten sowie über den Baustil und die Nutzungsart des Geb?udes.
Aber Bauakten beschr?nken sich nicht allein auf Neubauten, sondern sie dokumentieren gleichfalls genehmigungspflichtige bauliche Ver?nderungen an bestehenden Geb?uden.
Es wird deutlich, welchen Fundus an Informationen u. a. für die Hausbauforschung und für die Siedlungsgeschichte die Bauakten bieten k?nnen, die vielfach als Archivgut in den Archiven überliefert sind.
Benutzung und Pr?sentation
Die Benutzung der Archivalien ist das Ziel jeder Archivarbeit. Die Forschungsanliegen der gegenw?rtigen und zukünftigen Benutzenden müssen bei der Ausübung aller archivischen T?tigkeiten von Anfang an berücksichtigt werden, um zielgruppenorientierte Angebote gestalten zu k?nnen.
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Bestandserhaltung
Die Erhaltung der Archivbest?nde umfasst nahezu alle Bereiche des t?glichen Umgangs mit Archivgut. Sie beginnt bei einer angemessenen Standortwahl für das Archiv und der baulichen Gestaltung der Magazine, reicht von den Problemen der Lagerung, Verpackung, Klimaregulierung, Schimmelpr?vention und -bek?mpfung bis hin zu Fragen der Notfallvorsorge, Digitalisierung, Verfilmung oder Massenkonservierung.
Brandenburgischer Archivtag
Seit 1998 führt der Landesverband Brandenburg im VDA j?hrlich den Brandenburgischen Archivtag durch. Hier zeigt sich der Bedarf an Fachinformationen und nach dem Wunsch eines fachlichen Austausches der Kolleginnen und Kollegen untereinander. Hier werden Programme und Informationen zu den Archivtagen (ab 2023) hinterlegt.
Digitalisierung
Der Begriff "Digitalisierung" umfasst die digitale Reproduktion, Bereitstellung sowie Publikation von Findmitteln und Archivgut im Netz. Gerade die Digitalisierung vorhandener Archivbest?nde spielt im Arbeitsalltag vieler Archive zunehmend eine Rolle. Im Rahmen der Bestandserhaltung ist sie eine sinnvolle Erg?nzung zu weiteren vorbeugenden bestandssichernden Ma?nahmen. Archivbest?nde k?nnen so in digitaler Form den Benutzern zur Verfügung gestellt werden, was zur Schonung der Originale beitr?gt. Die Digitalisierung bietet daher die M?glichkeit, einen vorbeugenden Bestandsschutz der Originale wirkungsvoll zu leisten (Sicherungs-, Schutz- und Benutzungsdigitalisat) und stellt dabei einen Partner der Sicherungs- und Schutzverfilmung dar. Eine weitere Rolle wird zukünftig die Ersatzdigitalisierung spielen, da im Falle von Informationstr?gern, die extrem vom Zerfall betroffen und auf Dauer nicht zu erhalten sind (u. a. Thermokopien, Ormig-Abzüge, Magnetb?nder), das Ersatzmedium (Digitalisat) an Stelle des Originals treten wird. Das Ersatzdigitalisat muss daher hohe Qualit?tskriterien erfüllen und ist anschlie?end dauerhaft aufzubewahren.
Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl weiterer zus?tzlicher M?glichkeiten für eine zeitgem??e und kompetente Aufgabenerfüllung, die u.a. den Erwartungen heutiger und zukünftiger Archivbenutzer gerecht werden kann. So wird von den Benutzern die Pr?sentation von Erschlie?ungsdaten als auch die Pr?sentation ausgew?hlter digitalisierter Archivbest?nde erwartet. Der Weg in das Archivportal-D der Deutschen Digitalen Bibliothek bietet hierfür u. a. geeignete M?glichkeiten.
Die Digitalisierung ist Chance, Herausforderung und eine zus?tzliche Aufgabe zugleich. Eine Aufgabe, die einer konzeptionellen Herangehensweise bedarf. Es sind im Vorfeld Fragen zu beantworten: Was, wie und womit digitalisiert werden soll, und wie eine dauerhafte Sicherung, Pflege, benutzerfreundliche Recherche und Pr?sentation aller digitaler Unterlagen garantiert werden kann?
Erschlie?ung
Die Erschlie?ung z?hlt zu den wesentlichen Kernaufgaben eines Archivs und ist die unabdingbare Voraussetzung für jegliche Form der Benutzung von Archivgut. Dennoch ger?t sie in der t?glichen Arbeit gerade kleinerer, personell schwach ausgestatteter Archive oft in den Hintergrund, was vielfach zu schwer aufzuholenden Erschlie?ungsrückst?nden führt. Die Handreichungen und Informationen dieser Seite geben Hinweise für eine fachgerechte und effiziente Erschlie?ung und weisen auf überregionale Richtlinien und Erschlie?ungshilfsmittel hin.
F?rderm?glichkeiten
In Archiven erg?nzt und erweitert Projektarbeit zunehmend die t?glichen Aufgaben. Notfallplanung, Digitalisierung, Erschlie?ung – für viele Aufgaben gibt es ein Projekt! Die vielf?ltigen Angebote der Projektf?rderung kurbeln diesen Boom zus?tzlich an. Diese Seite m?chte einen ?berblick der verschiedenen F?rderm?glichkeiten geben.
Eine von der Landesfachstelle erstellte F?rderfibel für Brandenburger Archive m?chte eine Orientierung besonders in Frage kommender F?rderm?glichkeiten bieten.
Newsletter der Landesfachstelle für Archivberatung Brandenburg
Notfallvorsorge
Notfallvorsorge ist eine zentrale Aufgabe, um den gesetzlichen Auftrag der dauerhaften Aufbewahrung des Archivgutes zu sichern.
Online-Angebote für Archivar*innen zusammengestellt
?ffentlichkeits- und Historische Bildungsarbeit
?ffentlichkeitsarbeit im Archiv bedeutet aktive und überzeugende Vertrauenswerbung in eigener Sache für das eigene Prestige, u.?a. durch Tage der offenen Tür sowie Presse- und Medienarbeit. Die Erstellung von Publikationen ist ebenfalls eine M?glichkeit der ?ffentlichkeitsarbeit, zu der die Archive gesetzlich verpflichtet sind. Jede Bürgerin und jeder Bürger hat Anspruch darauf, zu erfahren, welche Sch?tze sich hinter den Mauern der Archive verbergen. ?ffentlichkeitsarbeit dient als Grundlage dafür, dass das Archiv in seinem gesellschaftlichen Umfeld als geachtetes Mitglied anerkannt wird. Um diese wirkungsvoll zu gestalten, muss sie in die Archivarbeit fest integriert sein und systematisch durchgeführt werden.
Historische Bildungsarbeit ist gekennzeichnet durch die Zusammenarbeit eines Archivs "als au?erschulischer Lernort" mit Schulen, aber auch mit der historisch interessierten ?ffentlichkeit.
Personenstandsunterlagen
Auf Grundlage des Personenstandsgesetzes (PStG) sind die Standes?mter seit 01. Januar 2009 zur Abgabe der geschlossenen Personenstandsunterlagen an die Archive verpflichtet. Ein wesentlicher Kernpunkt des PStG besteht darin, dass die Fortführung der Personenstandsregister durch die Standes?mter begrenzt ist. Anschlie?end unterliegen die geschlossenen Register der Anbietungspflicht an die zust?ndigen Archive. Archivbenutzende erhalten somit die M?glichkeit der Recherche, z.?B. zur Familien- und Heimatforschung, in diesen Best?nden auf Grundlage der archivrechtlichen Bestimmungen.
?berlieferungsbildung
Unter der historischen ?berlieferung in einem Archiv versteht man die Gesamtheit der dort verwahrten historischen Quellen. Die ?berlieferung ist ein Ergebnis bewusster archivischer Handlungen. Zur ?berlieferungsbildung geh?ren die Erfassung des Registraturguts im Zust?ndigkeitsbereich des Archivs im Falle amtlicher ?berlieferung sowie die Erarbeitung eines Sammlungs- oder Dokumentationsprofils bei nichtamtlicher ?berlieferung.
Eng mit der ?berlieferungsbildung ist die T?tigkeit der archivischen Bewertung verbunden. Denn aus der Gesamtmenge der schriftlichen ?berlieferung des Zust?ndigkeitsbereichs eines Archivs werden in der Regel nur ca. 3% bis 10% als archivwürdig bewertet und als Archivgut übernommen.
Fragen der ?berlieferungsbildung und der Bewertung stellen sich für jedes Archiv in der t?glichen Arbeit, sei es beim Umgang mit massenhaft gleichf?rmigen Aktenbest?nden aus der eigenen Verwaltung, sei es bei der Entscheidung über die Einwerbung von nichtamtlichem Archivgut. Die Landesfachstelle initiiert regelm??ig Arbeitsgruppen, die sich mit diesen Fragen besch?ftigen. Vertreter aus kommunalen Archiven verst?ndigen sich über theoretische und methodische Bewertungsgrunds?tze zu ausgew?hlten Archivbest?nden, die als Empfehlungen den anderen Archiven zur Verfügung gestellt werden.
Die Handreichungen und Informationen dieser Seite sollen Hinweise für eine planm??ige ?berlieferungsbildung vor allem kommunaler Archive geben. Au?erdem werden praktische Hilfen zur Bewertung einzelner Aktengruppen zur Verfügung gestellt.
Ver?ffentlichungen
- Aktenplan und elektronische Akte – eine Symbiose
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TUIVtalk "h?rbar informiert" – Podcast der TUIV-AG Brandenburg
Im Gespr?ch Wolfram Ebeling (Gesch?ftsführer der TUIV-AG Brandenburg) mit Prof. Dr. Michael Scholz (Leiter der Landesfachstelle) zum Thema: "Digitale Archivierung aus Sicht der Kommunen – zum aktuellen Stand und der Frage, was vor uns liegt"
Kontakt
Landesfachstelle für Archive und ?ffentliche Bibliotheken Brandenburg
